thư điện tử đã và đang trở thành một phần không thể thiếu trong những công việc và giao tiếp của mỗi cá nhân khi bước chân vào không gian công sở. Phương thức bạn tiếp xúc qua e-mail sẽ bộc lộ cho khách hàng đối tác thấy được mức độ bài bản và chuyên nghiệp của bạn. Để sở hữu viết email chuyên nghiệp bạn cần biết các điều cơ bản nhất tiếp sau đây.

Đặt tiêu đề rõ rệt, dễ hiểu

Tiêu đề sẽ đưa ra quyết định việc mọi người có mở thư điện tử xem ngay hay không, bởi chỉ cần tìm hiểu tiêu đề là người nhận đã nắm bắt được phần nào nội dung chính của lá thư.

Rất nhiều bạn thường đánh giá thấp sức ảnh hưởng của tiêu đề nên đặt tiêu đề qua loa, hoặc đôi lúc không ghi rõ mục đích của lá thư. Chẳng hạn như thư tìm việc hay là xin thực tập nhưng lại không nói rõ chính bản thân mình đang ứng tuyển cho công việc nào, bộ phận nà. Các trường hợp thường gặp đó là những dòng chữ cộc lốc “Hồ sơ xin việc” hoặc là “Nguyễn Thị A - Hồ sơ xin việc”. Bạn cần phải biết rằng một doanh nghiệp có khả năng tuyển không ít việc làm cho nên vì vậy họ cần phân chia ngay từ lúc nhận được e-mail chứ chưa hẳn mở từng CV ra theo dõi là vị trí nào rồi mới ghi lại.

do đó, hãy xem thêm kỹ tin tức phỏng vấn theo dõi có nhu yếu ghi tiêu đề theo cú pháp chi tiết không, nếu không yêu cầu thì bạn hãy trình bày tiêu đề tương đối đầy đủ 3 yếu tố: Họ tên _Vị trí ứng tuyển_Ngày tháng.

>> kỹ năng viết e-mail còn được chia thành rất nhiều loại không giống nhau, ví dụ như khi đi xin việc bạn cần biết thư điện tử xin việc nộp CV, e-mail phản hồi thư mời phỏng vấn trao đổi, e-mail lời cảm ơn sau buổi trao đổi,…Đừng lo lắng với các cẩm nang việc làm được trang tuyển dụng công việc số 1 https://vieclamtaihanoi.com.vn/ chia sẻ chúng ta cũng có thể dễ dàng và đơn giản vượt qua các thử thách này.


Địa chỉ email trình bày tôn trọng với người nhận

Đây là vấn đề đặc biệt quan trọng nhưng lại thường ít được lưu ý. Dĩ nhiên, địa chỉ e-mail như thế nào là quyền riêng tư cá nhân của mọi cá nhân, nếu như chỉ dùng làm liên lạc với đồng đội, người thân trong gia đình hay là những mục tiêu riêng tư khác. Nhưng nếu như là trong những công việc, đây lại là một trong luận điểm khác.

Thử hình dung nếu bản thân bạn gửi mail về một HĐ quan trọng cho một khách hàng đối tác cũng rất chi là quan trọng, với văn phong cực kì tráng lệ và trang nghiêm, nhưng địa chỉ email lại… rất là “trẻ con”, kiểu như một nhân vật cổ tích gì đó, hay một hoàng tử công chúa nào đó… vấn đề bạn gặp phải sẽ không đơn giản dễ dàng chút nào.

Một địa chỉ e-mail “nghiêm túc” sẽ thể hiện tôn trọng của bạn với người nhận, và không dừng lại ở đó là thể hiện nội dung bạn gửi đi không mang ý nghĩa “đùa cợt”, tạo một sự tín nhiệm hơn với những người đọc.

lưu ý là tên gọi file CV hay thư tìm việc (cover letter) đính kèm của bạn cũng nên ghi theo cú pháp này và không có dấu để tiện nghi cho quá trình lưu trữ hồ sơ của người tuyển dụng.

Sử dụng những lời chào chuyên nghiệp

chớ có dùng những câu biểu cảm thường ngày hoặc là các lời chào quá thân mật và gần gũi tại nơi làm việc, chẳng hạn như "Hey" hay "Chào anh bạn"... Tốt nhất là bạn nên đề cập đến tên người nhận trong email, dẫu thế, không được rút gọn tên thường gọi của họ, ví dụ điển hình hãy nói "Hi Michael" thay vì nói "Mike".

Trình bày gọn gàng và đầy đủ

thường thì, một email gồm có 3 thành phần:

- Lời chào

- Nội dung chính

- Lời chúc/lời lời cảm ơn và ký tên

một vài lưu ý:

a. Với lời chào bạn phải nêu rõ là chào ai? Nếu giả sử trong thư điện tử bạn có gồm có nhiều hơn thế một người thì rất có khả năng là “Chào mọi người”. Trong tình huống có đa số chúng ta và mọi cá nhân bạn muốn nói một thông điệp thì bạn có thể viết như sau:

b. Với nội dung chính, bạn không nên viết thành một “đoạn” lớn mà nên cách thức dòng ra thành những ý nhỏ. Mỗi đoạn là một trong những ý để truyền tải tâm lý của bạn tốt hơn cũng như giúp người tìm hiểu nắm thông tin tốt hơn.

c. Luôn luôn dành thời giờ dò lại để ngăn cản sai lỗi chính tả, sai lỗi bỏ dấu chấm, phẩy căn bản. Để biết thêm về nguyên tắc dùng dấu câu, các chúng ta cũng có thể tìm kiếm trên mạng.

Những lưu ý khi đính kèm File

- Nên gửi những file có định dạng chung dễ mở cho tất tần tật máy tính xách tay. Sử dụng .Pdf , .Doc. Hoặc là JPEG (đối với file ảnh).

- nếu như có nhiều file và muốn nén lại thì cần dùng .zip đừng nên sử dụng .rar.

- triển khai xong không hề thiếu nội dung file mới gửi kèm, đừng nên đã đính kèm rồi vẫn chỉnh sửa.

- chú ý khi đặt tên file đính kèm: việc đặt tên file cũng cần bảo đảm rõ rệt, ngắn gọn. Đừng nên viết tiếng Việt có dấu khi đặt tên file.

Tận dụng mục chữ ký e-mail (email signature)

Chữ ký cuối thư điện tử là mục không thể không có trong không gian thao tác làm việc tân tiến ngày nay. Trên thực chất, sự tin tưởng của người nhận sẽ tăng đều gấp bội khi tìm hiểu một e-mail kết thúc bằng phần chữ ký rõ nét cụ thể, đồng thời người nhận cũng dễ dàng và đơn giản liên lạc ngay lúc cần mà không phải tốn thì giờ tìm kiếm lại thông tin của bạn.

cho nên vì vậy, một nội dung chữ ký hoàn chỉnh sẽ phân phối các thông tin cơ bản như họ tên vừa đủ, tin tức liên hệ, công việc, trường học/công ty… giúp người tìm hiểu đơn giản và dễ dàng “định vị” bạn là ai và từ đâu đến.

Khi tạo chữ ký, bạn cũng nên chú ý đến phông chữ, màu sắc, kích cỡ, tấm hình đính kèm… để bảo đảm yếu tố thẩm mĩ.

Đọc lại e-mail trước lúc gửi

Pachter chia sẻ rằng phụ thuộc vào người nhận mà rất có thể các bạn sẽ bị phán xét do các lỗi không đáng có trong thư điện tử gửi đến họ. Do thế, đừng có nhờ vào những công cụ rà soát lỗi chính tả trên những phần mềm soạn thảo văn bản. Thay vì như vậy, hãy dành thì giờ xem lại một trong những lần e-mail trước khi gửi, thậm chí là bạn có thể theo dõi to.